Aby otrzymać dodatek zapewniony przez państwo, obywatele muszą złożyć wniosek za pośrednictwem gminy, przekazując fizyczny wniosek lub za pośrednictwem dostawcy usług elektronicznych E-pakalpojumi klikając na e-usługę „Wniosek o wsparcie zasobów energetycznych”. W tym procesie, biblioteki publiczne władz lokalnych również aktywnie zaangażowały się w udzielanie wsparcia obywatelom w przygotowaniu wniosku
Władze lokalne delegują biblioteki do angażowania się w komunikację i współpracę z obywatelami
Nie dziwi fakt, że zadanie angażowania się we wnioski obywateli jest delegowane do bibliotek ze strony władz lokalnych, biorąc pod uwagę wieloaspektowe umiejętności cyfrowe bibliotekarzy nabyte i rozwijane przez lata w ramach różnych programów i projektów szkoleniowych, realizowanych przez Ministerstwo Ochrony Środowiska i Rozwoju Regionalnego i koordynowanych przez Centrum Systemów Informacyjnych Kultury (CISC). Na przykład w ramach kampanii Moja Latvija.lv! Do Digitally! kampania obejmowała szkolenia dla 6 000 urzędników państwowych i samorządowych, które miały pomóc ogółowi społeczeństwa w korzystaniu z e-usług.
W rezultacie same biblioteki są aktywnie zaangażowane w proces wdrażania wniosków o wsparcie energetyczne i poszukują kreatywnych i skutecznych rozwiązań zarówno w zakresie konsultacji z obywatelami, jak i samodzielnego przyjmowania wniosków, poprzez określenie odpowiedniego rodzaju dodatku dla każdego odwiedzającego. Co najważniejsze, każdy odwiedzający powinien otrzymać niezbędne informacje na temat możliwości ubiegania się o dodatek oraz, w razie potrzeby, otrzymać pomoc w procesie składania wniosku.
Kierownik biblioteki parafialnej w Irszach Dace Grele ujawnia: „Na wsi ludzie są nieśmiali. Nie są przyzwyczajeni do otrzymywania pomocy finansowej. Wykorzystałam priorytet bycia częścią małej społeczności i przeprowadziłam wywiady z ludźmi zarówno osobiście, jak i poprzez rozmowy telefoniczne. Zachęcam i informuję ich o możliwościach otrzymania dodatku na pokrycie kosztów energii. Najważniejsze jest to, że dana osoba przychodzi do biblioteki! Tam krok po kroku wprowadzamy dane, drukujemy formularz i klient go podpisuje.”
Opinia kierowników bibliotek na temat wsparcia konsultacyjnego dla obywateli
Dzięki ankietowaniu kierowników bibliotek dowiadujemy się, że w Bibliotece Centralnej w Dobele, Bibliotece Centralnej w Latgale, Bibliotece Centralnej w Ventspils, Bibliotece Centralnej w Balvi, bibliotekach okręgów Ludza, Madona, Varakļāni, poszczególni pracownicy biblioteki uczestniczyli w szkoleniu zorganizowanym przez firmę ZZ Dats na temat wykorzystania modułu Zasoby energetyczne w miejskiej aplikacji administracji pomocy społecznej i usług socjalnych SOPA, a także otrzymali dostęp do platformy SOPA, aby móc przyjmować wnioski od tych osób, które nie posiadają cyfrowych środków autoryzacji (dane bankowe online, karty eID itp. ), gdyż w regionach wciąż jest znaczna liczba takich osób.
Również bibliotekarze udzielają wsparcia konsultacyjnego obywatelom, którzy posiadają cyfrowe środki autoryzacji, ale nie mają rozeznania, jak się do nich dostać. Biblioteki często dbają o to, aby obywatele w społecznościach dowiedzieli się o możliwości wsparcia, a także je otrzymali, na przykład biblioteka w Tukums wydrukowała broszury informacyjne o wsparciu w zakresie ogrzewania, które jest dostępne, natomiast biblioteka w Ērģeme zorganizowała nawet środki transportu, aby mieszkańcy parafii mieszkający dalej mogli dotrzeć do biblioteki i złożyć wnioski.
Mieszkańcy mogą również składać wnioski o przyznanie ustalonego przez państwo wsparcia na ogrzewanie w państwowych i miejskich zunifikowanych centrach obsługi klienta (KAC), ale często ludzie w parafiach wybierają udanie się bezpośrednio do biblioteki, gdzie panuje znajoma i zwyczajowa atmosfera, a także oferowane są inne usługi – jest możliwość zapoznania się z aktualną prasą, wzięcia książki do czytania. Czasem bardziej dostępne są biblioteki lokalne.
Jak podkreśla Zeltīte Millere, kierownik biblioteki w Tujach: „Jest to proces czasochłonny i odpowiedzialny. Robię to z własnej woli, pomagając moim czytelnikom i lokalnej społeczności. Często to właśnie starsze pokolenie nie ma transportu, internetu lub nie ma nikogo, kto mógłby im pomóc. Odległości do centrum świadczenia usług w parafii Liepupe nie są duże, ale kłopotliwe dla tych pokrzywdzonych grup. Takie zgłoszenia i świadczenie innej pomocy mogłoby być realizowane przez KAC, dojeżdżające do miejsc w określone dni, raz lub dwa razy w miesiącu. Można by zapewnić miejsca obsługi bibliotecznej, ale gminom brakuje środków lub nie myślą o tym, jak zapewnić pomoc w różnych zaludnionych miejscach parafii. Średnio codziennie wypełniam 10 lub więcej zgłoszeń. Jedna część, która może, wypełnia je sama, ale większa część potrzebuje pomocy – zarówno przy wypełnianiu, z wyjaśnieniami, jak i przy kopiowaniu dodatkowych niezbędnych dokumentów.”
Kristīne Frickopa, kierownik służby bibliotecznej Centralnej Biblioteki Naukowej w Liepāja, zauważa, że „zgodnie z informacjami przekazanymi przez bibliotekarzy, wielu mieszkańców nie zostało poinformowanych, że mogą się również skontaktować z parafialnym KAC. Niektóre KAC, które nie mogły sobie poradzić z obsługą mieszkańców na miejscu, zapraszały mieszkańców do zwrócenia się do biblioteki.” Również KAC często tworzone są w lokalnych bibliotekach, a kierownik biblioteki, oprócz swojej głównej pracy, pracuje również jako specjalista centrum obsługi klienta i udziela praktycznej pomocy mieszkańcom w różnych kwestiach związanych z otrzymywaniem usług państwowych i komunalnych, na przykład w bibliotekach parafii Ērgļi, Gaujiena, Ērģeme i Irši.
Można stwierdzić, że aktywny proces składania wniosków o przyznanie dodatku energetycznego, mający obecnie miejsce w łotewskich miastach i na obszarach wiejskich, ma również znaczenie w promowaniu współpracy bibliotek nie tylko z administracją lokalnych gmin, ale także w budowaniu konstruktywnej komunikacji z Łotewskim Stowarzyszeniem Samorządów, które organizuje regularne konsultacje i cotygodniowe rozmowy z przedstawicielami bibliotek zaangażowanymi w ten proces. Stąd też istniejąca sytuacja po raz kolejny dowodzi, że gminne biblioteki publiczne są absolutnie niezastąpione i wzmacnia ich wpływ w lokalnym społeczeństwie.
Na zakończenie Maruta Beča, kierownik biblioteki w Sīļukalnas w okręgu Preiļu podsumowuje: „Plusy tego procesu: nowe wyzwanie, trzeba nauczyć się korzystać z nowego programu, trzeba być kompetentnym w udzielaniu informacji klientom o niezbędnych dokumentach, trzeba być komunikatywnym, trzeba umieć znaleźć rozwiązania, prowadzić szeroką działalność wyjaśniającą i być nośnikiem informacji, zwłaszcza dla starszych klientów. Także zachęcać i wspierać, bo część tej pracy zajmują konsultacje telefoniczne, jeśli użytkownicy e-usługi mają jakieś wątpliwości. Konieczna jest współpraca z pracownikiem opieki społecznej, który zapewnia możliwość składania tych wniosków przez osoby będące pod jego opieką. Chociaż jakby ustalone są godziny pracy przyjmowania zgłoszeń, to jeśli klient przyjdzie, to przyjmuje się go również w godzinach pracy biblioteki. Z drugiej strony jako bibliotekarz mam możliwość promowania ofert mojej biblioteki, bo wielu odwiedzających przyszło do tej instytucji po raz pierwszy.”
Rola współpracy z interesariuszami
Centrum Systemów Informacyjnych Kultury, jako wieloletni partner współpracy gminnych bibliotek publicznych i opiekun Państwowego Zunifikowanego Systemu Informacji Bibliotecznej, docenia synergię, jaka wytworzyła się między biblioteką, gminą i społecznością lokalną w procesie pracy o znaczeniu ogólnokrajowym.
Wierzymy, że w tej współpracy ważną rolę odgrywają zarówno cyfrowe, komunikacyjne i zarządcze umiejętności bibliotekarzy, jak i przemyślanie stworzona sieć gminnych bibliotek publicznych obejmująca całą Łotwę. W Sieci każda biblioteka, niezależnie od jej lokalizacji i liczby czytelników, jest jasnym źródłem światła w lokalnej społeczności. Istotne jest, aby biblioteki utrzymały swój status nowoczesnych i zabezpieczonych technologicznie dostarczycieli wiedzy i informacji, dlatego oczywiście kwestia odpowiedniej infrastruktury technicznej i jej odnowy jest zawsze aktualna.
Wysokie wyniki możemy osiągnąć tylko dzięki współpracy, a nasz ośrodek będzie nadal aktywnie działał, monitorując sieć biblioteczną i dbając o jej pomyślne i ciągłe funkcjonowanie – zapewnia to zarówno mandat i wsparcie Ministerstwa Kultury, jak i własne doświadczenie gromadzone przez ponad dwie dekady oraz kompetentni i wykształceni pracownicy.
Ostatnie lata przyniosły światu wielkie wyzwania, ale społeczeństwo, w tym bibliotekarze, udowodnili, że są w stanie w krótkim czasie zaakceptować nowe sytuacje i podnosić swoje kwalifikacje, aktywnie korzystając z możliwości, jakie daje technologia.
